Konsep Dasar Rapat - Public Speaking

Istilah rapat sangat dikenal di kalangan masyarakat luas, dan masyarakat yang ada di perkotaan hingga masyarakat yang tinggal jauh di pedesaan. Rapat terkadang disebut juga musyawarah. Rapat dimaksudkan untuk membicarakan sesuatu, untuk menyampaikan sesuatu dari pihak tertentu ke pihak lain, untuk memutuskan sesuatu, atau untuk memberikan arah bagi suatu kegiatan atau pekerjaan. Rapat dilaksanakan bisa dalam bentuk yang amat sederhana, peserta rapatnya juga sangat terbatas, dan bahan yang dibicarakan juga sedikit. Rapat bisa juga dalam bentuk atau lingkup yang cukup luas. Rapat yang cakupannya luas, maka perencanaannya harus betul-betul matang, mungkin juga disertai dengan panduan tertentu yang harus ditaati oleh peserta rapat, serta membutuhkan biaya yang cukup besar. Rapat juga ada yang disebut rapat rutin, rapat dadakan (tanpa rencana, secara tiba-tiba), atau mungkin rapat luar biasa. Rapat rutin, bisa waktunya setiap bulan, persetengah bulan, pertiga bulan, atau rapat pertahun (misalnya rapat operasi yang berupa RAT atau Rapat Anggota Tahunan) yang aekaligus bisa dimanfaatkan sebagai sarana rapat pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas-tugas suatu organisasi atau lembaga. Rapat bisa bertujuan untuk mengefektifkan suatu pekerjaan (termasuk pembahasan dan pembuatan rencana kerja) atau dalam bentuk rapat kerja (raker), juga ada rapat konsultasi, rapat koordinasi, rapat monitoring, dan lain-lainnya.

Ada lagi istilah rapat akbar atau kadang disebut rapat raksasa. Rapat akbar ini biasa digunakan untuk rapat besar yang pesertanya sangat luas, misalnya dalam rangka kampanye pernilu. Karena itu, kampanye sering juga disebut rapat akbar. Walaupun, rapat akbar tidak selalu dikaitkan dan diidentikkan dengan kampanye pemilu.

Apapun namanya, dalam rapat lebih didominasi oleh kegiatan berbicara, saling berbicara satu sama lain, saling mengemukakan pemikiran atau pendapat, dan biasanya ada semacam keputusan atau kesimpulan yang diambil setelah rapat usai. Memang, tidak mutlak bahwa setiap rapat harus ada keputusan, bisa saja keputusan belum diperoleh, justru keputusannya adalah dengan langkah kegiatan untuk melakukan rapat berikutnya atau rapat lanjutan.

Suasana rapat juga berbeda-beda, sesuai dengan sifat, tujuan, dan mereka yang menjadi peserta rapat (termasuk bagaimana pimpinan rapat menjalankan tugasnya sebagai pengendali situasi atau pengarah jalannya rapat). Ada rapat yang suasananya santai, cenderung berjalan biasa-biasa saja, tanpa ‘gejolak’ sedikitpun. Sebaliknya, ada rapat yang suasananya ‘amat panas’, cenderung tak terkendali, dan sesekali ada rapat yang berakhir dengan rusuh atau bubar tanpa membuahkan hasil yang diharapkan. Sebenarnya, rapat apapun harus dijalankan dengan baik, harus ada persiapan dalam segala hal, jangan ‘asal rapat’. Sebab, sebuah rapat merupakan pertemuan pemikiran, karenanya setiap peserta rapat harus dapat menerima atau mendengarkan dengan baik pemikiran orang lain, tidak boleh memaksakan pemikiran atau kemauan sendiri atau katakanlah ‘menonjolkan kelompoknya’. Rapat hendaknya berjalan demokratis, penuh toleransi antar sesama peserta rapat. Yang diutamakan adalah akal sehat atau pemikiran yang jernih, bukan perasaan dan ‘hawa nafsu’ yang hanya mementingkan diri sendiri. Seseorang yang mengikuti rapat bukan untuk ‘mengadili’ orang lain atau ‘menghantam’ saudara sendiri.

Kiranya ada beberapa hal yang perlu diperhatikan atau dipersiapkan untuk melaksanakan suatu rapat. Hal-hal tersebut dapat dibutiri seperti di bawah ini.

Pimpinan Rapat
Pimpinan rapat bisa dipegang oleh satu orang dan bisa pula oleh beberapa orang. Biasanya, pimpinan rapat ada yang langsung berperan sebagai pengendali atau pengatur jalannya rapat, dari awal hingga akhir. Kemudian, di samping pimpinan rapat tersebut, ada lagi sekretaris atau penulis rapat. Sekretaris bertugas mendampingi pimpinan rapat (atau bisa disebut ketua rapat) dan mencatat segala apa yang terjadi, termasuk berbagai masukan dari peserta rapat serta mencatat secara rapi dan sistematis hasil rapat. Pimpinan rapat hendaknya orang yang memiliki kemampuan yang memadai tentang berbagai hal. Di antara kriteria atau persyaratan seseorang untuk menjadi pimpinan rapat adalah sebagal berikut.

1. Mampu mengendalikan diri, tidak emosional, atau memiliki sikap sabar;
2. Menerima dengan lapang segala perbedaan pendapat yang berkembang saat rapat,
3. Memahami dengan baik bahan atau mateni rapat
4. Mampu mengendalikan jalannya rapat, termasuk dapat memberikan kesempatan berbicara kepada peserta rapat secara adil atau merata, tidak mendominasi dalam mengemukakan pendapat;
5. Mampu meluruskan penyimpangan yang terjadi saat rapat, dapat memberikan peringatan, termasuk menghentikan peserta yang tampak berbicara tanpa arah dengan cara bijaksana atau penuh kearifan;
6. Memiliki daya pikir dan daya tangkap memadai, sehingga ia dapat menyerap apa-apa yang dikemukakan oleh peserta rapat, dan;
7. Mampu merangkum berbagai hal yang berkembang saat rapat.

Peserta Rapat
Secara umum, peserta rapat harus dapat menempatkan dirinya sebaik mungkin. Peserta rapat harus menyadari bahwa ia berkewajiban untuk ikut mensukseskan rapat. Karena itu, peserta rapat hendaknya dapat memenuhi kriteria yang antara lain sebagai berikut.

1. Memahami bahan atau materi rapat (jika bahan rapat telah diperoleh sebelum rapat, maka hendaknya peserta dapat mempelajarinya dengan baik sebagai bekal untuk mengikuti rapat);
2. Menghadiri rapat tepat waktu, jangan menduga bahwa setiap rapat pasti terlambat, hindarkan budaya ‘jam karet’;
3. Memberikan andil secara langsung saat rapat dengan mengemukakan pendapat atau tanggapan yang memang sangat diperlukan;
4. Mampu bersikap sabar, tidak emosional, tidak mendominasi pembicaraan, siap menerima perbedaan pendapat, dapat mendengarkan pembicaraan orang lain dengan seksama;
5. Mengikuti rapat secara penuh, kecuali ada halangan yang mendadak atau ada sesuatu yang tak dapat dihindarkan (hendaknya meminta izin kepada pimpinan rapat);
6. Mengikuti perkembangan rapat dan memahami dengan tuntas setiap keputusan atau hasil rapat, dan
7. Menerima hasil rapat dengan ikhlas, karenanya jangan ‘menggerutu’ di luar rapat, jangan mementahkan hasil rapat, jangan melakukan tindakan anarkis dalam bentuk apapun.

Pengaturan Tempat Rapat
Tempat rapat juga turut menentukan kesuksesan rapat. Karena itu, usahakan tempat rapat dapat memberikan kenyamanan kepada peserta rapat. Tempat yang baik untuk rapat antara lain hendaklah memenuhi beberapa persyaratan sebagai berikut.

1. Ruangannya tidak begitu sempit, juga tidak terlalu luas;
2. mempunyai penerangan yang cukup;
3. Keadaan udara tidak pengap, tidak panas, jauh dari kebisingan;
4. Ruangannya cukup bersih;
5. Ketersediaan pengeras suara atau pelantang (jika diperlukan) yang siap pakai atau dalam keadaan baik;
6. Ketersediaan kursi (dan meja) yang memadai; dan
7. Posisi duduk peserta yang lapang, terlihat tidak kaku, antar peserta dapat saling memandang agar interaksi antar peserta (juga dengan pimpinan rapat) berjalan lancar, tidak terhambat.

Itu tadi sekilas tentang konsep mengenai rapat, selamat membaca, semoga bermanfaat...
Salam....